Die Gehaltsumwandlung oder Barlohnumwandlung beim E-Bike Leasing ist schnell erklärt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich darauf, dass die Leasingkosten für ein neues Dienstrad über einen Teil des Gehalts getilgt werden.
Der Arbeitnehmer verzichtet für die Leasingdauer auf einen festen monatlichen Betrag seines Gehalts. Dafür steht dem Arbeitnehmer das neue Fahrrad, zur beruflichen und privaten Nutzung zur Verfügung.
Fahrräder, die vom Arbeitgeber geleast werden und dann auch für die private Nutzung zur Verfügung stehen, können sich für verschiedene Gruppen lohnen.
Neben den Vorteilen, die aufgrund geringerer Lohnnebenkosten entstehen, kann die Bereitstellung eines Fahrrads mit Gehaltsumwandlung weitere Vorteile bringen. Studien belegen, dass Mitarbeiter, die mit dem Rad zur Arbeit kommen, weniger Fehltage benötigen. Sie sind gesundheitlich fitter, weniger gestresst, weil sie keinen Parkplatz suchen müssen, und profitieren zusätzlich von der privaten Nutzung des Fahrrads. Zudem steigert der Benefit die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber. Gelebter Klimaschutz wertet das Image zusätzlich auf.
Arbeitnehmer kommen für einen geringen Betrag in den Genuss eines neuen Fahrrads, das sie ohne Zusatzkosten auch für private Fahrten nutzen können. Dank der Entgeltumwandlung sparen sie außerdem bei Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Die Steuern, die sie für den geldwerten Vorteil zahlen müssen, sind mit 0,25 Prozent extrem gering und betragen nur wenige Euro im Monat.
Auch Selbstständige profitieren von einem Fahrrad mit Leasing-Vertrag. Denn die monatlichen Leasingraten sowie Versicherungsbeiträge und Instandhaltungskosten können sie als Betriebsausgaben absetzen. Zudem muss der Nutzungsanteil für private Fahrten seit 2019 nicht mehr versteuert werden. Da die Kosten eines Rads im Vergleich zum Leasing eines Autos deutlich geringer sind, ergibt sich auch für kleine Betriebe finanzieller Spielraum bei gleichzeitig optimaler Planbarkeit.
Im öffentlichen Dienst können Arbeitgeber ihren Angestellten ebenfalls ein Fahrrad mit Gehaltsumwandlung anbieten. Hierfür gelten die Vorgaben aus dem Tarifvertrag Fahrradleasing: Ein Fahrrad mit Maximalwert von 7.000 Euro pro Arbeitnehmer bei einer Laufzeit von maximal 36 Monaten. Öffentliche Arbeitgeber gewinnen durch dieses Angebot an Attraktivität, leisten einen aktiven Beitrag zum Klimaschutz und sparen bei den Lohnnebenkosten.
Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber ein Dienstrad gestellt bekommen, profitieren nicht nur von einem modernen Fahrrad zu geringen Kosten. Das Leasing bringt auch steuerliche Vorteile:
Seit 2020 müssen Arbeitnehmer nur noch 0,25 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung des neuen Rads als monatliche Steuer bezahlen. Hierbei spricht man auch vom sogenannten geldwerten Vorteil. Zum Vergleich: Bis 2018 lag der geldwerte Vorteil noch bei 1 Prozent. 2019 sank er auf 0,5 Prozent und mittlerweile werden nur noch 0,25 Prozent fällig.
Zusatzplus: Da sich das ausgezahlte Bruttogehalt verringert, müssen geringere Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.
Verzichtet der Arbeitgeber auf die Gehaltsumwandlung fürs E-Bike und spendiert das Dienstrad als zusätzliches Extra zum Gehalt, entfallen die Steuern für den Arbeitnehmer komplett. Der geldwerte Vorteil muss also nicht bezahlt werden.
Nicht nur Arbeitnehmer profitieren vom Leasing mit Entgeltumwandlung für E-Bikes. Auch für Arbeitgeber kann sich die E-Bike Entgeltumwandlung lohnen.
Für den Arbeitgeber entstehen für die Bereitstellung eines E-Bikes als Dienstrad nur geringe Zusatzkosten. Ein kleiner Arbeitgeberzuschuss ist empfehlenswert, damit nicht unterstellt werden kann, dass der Arbeitnehmer der eigentliche Leasingnehmer ist. Dafür kann der Arbeitgeber, dank des geringeren Betrags, der als Bruttogehalt ausgezahlt wird, bei den Lohnnebenkosten sparen. Den Zuschuss fürs Leasing des Rades kann er darüber hinaus als Betriebsausgabe absetzen.
Übernimmt der Arbeitgeber die vollen monatlichen Leasingkosten für das Fahrrad, geht der Arbeitnehmer steuerfrei aus. Für den Arbeitgeber entstehen wiederum keine Zusatzkosten. Im Gegenteil: Er kann die Gebühren als Betriebsausgabe absetzen. Zusätzliche Vorteile können Imagegewinn, bessere Mitarbeiterbindung und mehr Attraktivität für Jobbewerber sein.
Bei der Entgeltumwandlung fürs E-Bike spielt die sogenannte Umwandlungsrate eine Rolle. Diese kann sich aus zwei Posten zusammensetzen:
Wie genau die Umwandlungsrate bei der Gehaltsumwandlung fürs E-Bike ausfällt, wird individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestimmt. Die Rate fällt kleiner aus, wenn der Arbeitgeber sich mit einem Zuschuss beteiligt oder die Versicherungskosten übernimmt. Am Ende entspricht sie der Summe, die monatlich vom Bruttogehalt einbehalten wird.
Wird ein Fahrrad als Dienstrad via Gehaltsumwandlung bereitgestellt, verändert sich die Lohnabrechnung des Arbeitnehmers. Das Bruttogehalt sinkt um die monatlich vereinbarte Umwandlungsrate.
Ein Arbeitnehmer erhält 3.500 Euro brutto im Monat. Er entscheidet sich dafür, ein Rad als Dienstrad über seinen Arbeitgeber via Gehaltsumwandlung zu beziehen. Der Listenpreis des Fahrrads liegt bei 3.000 Euro. Die Leasingrate beträgt 100 Euro monatlich. Vom Arbeitgeber gibt es einen Zuschuss in Höhe von 25 Euro. Zusätzlich übernimmt er die Versicherungskosten. Für den Arbeitnehmer reduziert sich der Bruttobetrag auf der Lohnabrechnung entsprechend um 75 Euro. Er bekommt also 3.425 Euro ausgezahlt.
Der geldwerte Vorteil wiederum liegt bei 0,25 Prozent von 3.000 Euro. Dadurch muss der Arbeitnehmer für sein neues Dienstrad monatlich rund 7 Euro versteuern. Die Steuerlast selbst liegt dann eher im Centbereich.
Für das Fahrrad-Leasing kommen (fast) alle gängigen Fahrradmodelle in Frage. Limitierungen gibt es meist beim Maximalpreis. Dieser wird im Falle des öffentlichen Dienstes durch den Tarifvertrag Fahrradleasing festgelegt. Bei Unternehmen aus der freien Wirtschaft entscheidet meist der Arbeitgeber über die maximale Höhe. Für E-Bikes gilt außerdem die Beschränkung, dass nur Pedelecs mit einer Motorunterstützung bis 25 km/h unter die 0,25 %-Regelung zum geldwerten Vorteil fallen. Für S-Pedelecs mit bis zu 45 km/h Motorunterstützung können andere Regeln gelten.
